04 Ιαν 2016 Φυσική Απογραφή – Τακτοποίηση Αποθήκης
Με την έναρξη της νέας χρονιάς, είναι ευκαιρία για κάθε επιχείρηση που διατηρεί αποθέματα, να κάνει φυσική απογραφή. Η φυσική απογραφή εξυπηρετεί όχι μόνο στον έλεγχο του υπολοίπου των ειδών αποθήκης, αλλά κατά συνέπεια στην αξία αποτίμησης της αποθήκης και στην διόρθωση λαθών ή διαδικασιών που επηρεάζουν λανθασμένα τα υπόλοιπα. Φυσική απογραφή μπορεί να γίνεται τακτικά και ενδιάμεσα τους έτους, αν όχι στο σύνολο των ειδών, έστω και σε επιμέρους κωδικούς.
Η κάθε επιχείρηση, ανάλογα με το μέγεθος της και την οργάνωση της, μπορεί να κάνει χειρόγραφη απογραφή ή με τη χρήση barcode scanner. Η χρήση των barcode, εξασφαλίζει ταχύτητα και ελαχιστοποιεί τα ανθρώπινα λάθη. Το αποτέλεσμα της φυσικής απογραφής πρέπει στη συνέχεια να ελεγχθεί ώστε να γνωρίζει η επιχείρηση το λόγο της τυχόν ασυμφωνίας. Μια ασυμφωνία μεταξύ λογιστικής και φυσικής απογραφής μπορεί να οφείλεται σε λανθασμένο κωδικό καταχώρησης σε κάποιο παραστατικό αγοράς ή πώλησης, μπορεί να οφείλεται σε κατεστραμμένα είδη, σε λάθος barcode, ή σε άλλους λόγους.
Το οριστικό αποτέλεσμα της φυσικής απογραφής, πρέπει στη συνέχεια να ενημερώσει το μηχανογραφικό σύστημα της εταιρείας, ώστε τόσο το κλείσιμο της προηγούμενης χρήσης, όσο και η αρχή της νέας, να βασίζεται στα πραγματικά μεγέθη και αξίες αποθέματος.
Στην εφαρμογή της Softone, υπάρχει η δυνατότητα της αυτόματης διόρθωσης του αποθέματος, μέσω της καταχώρησης της φυσικής απογραφής χειροκίνητα, ή της εισαγωγής της από αρχείο excel, ascii, κλπ. Η διαδικασία αυτής της “τακτοποίησης” της αποθήκης είναι απαραίτητη και ολοκληρώνει την φυσική απογραφή.